A vállalat egészében
Megszólal a telefon – vagy a központi számon vagy az értékesítési munkatársnál vagy az ügyvezető titkárnőjénél. Már az első csöngéskor megjelenik a képernyőn, hogy ki és melyik cégtől keresi Önöket. Azt is látja, hogy mikor jelentkezett be legutóbb az ügyfél, így megalapozott választ adhat pl. a folyamatban lévő rendeléshez kapcsolódó kérésre.
Hogyan működik
A CRM szoftver egy központi adatbázisban gyűjti össze az információkat. Az új információkat – telefonszámokat, e-maileket, eseményeket, projekteket, megrendeléseket, születésnapokat, a kedvenc színt vagy bármit, ami releváns – csak hozzá kell rendelni az ügyfélhez. Így minden munkatárs kiveszi a részét a CRM szoftver legfontosabb eszközének, a teljes körű, időrendbe rendezett ügyfélkartonok karbantartásából. Többé nem veszik el értékes információ.
A funkciók áttekintése
Összegző ablak
- Az összegző ablakot („műszerfalat”), amely gyorsan áttekinthetővé teszi a legfontosabb információkat, igényei szerint testre szabhatja.
- A „vállalati összegző ablak” a teljes adatállományban tárolt információk megjelenítésére szolgál.
- A testre szabott összegző ablakokat elmentheti, így értékesítési, marketing vagy terméktámogatási összegző ablakokat állíthat össze.
- A munkatársak maguk is létrehozhatnak saját összegző ablakot, amelyben pl. a nekik kiosztott feladatokat vagy az elkövetkező születésnapokat tekinthetik meg.
Címkezelés és közösségi hálózati integráció
- Másolja be a címvarázslóba a strukturálatlan elérhetőségi adatokat, amely strukturált címállományokká alakítja át azokat. A másodpéldány ellenőrzést követően a szoftver egy új címállományt hoz létre a CRM rendszerben.
- A címeket típus szerint, pl. cégcím vagy kapcsolattartó alapján tarthatja nyilván. Az osztályozás, az ügyfélszámok és a kisegítő lehetőségek segítségével könnyen elvégezheti a hozzárendeléseket.
- A fonetikus keresésnek köszönhetően gyorsan megtalálhatja a címeket. A Tungsram vállalatnál dolgozó Kováts Józsefet akkor is megtalálja, ha a Tungszram és a Kovács névre keres rá.
- Közvetlenül a címállomány ablakában megjelenítheti a vállalatot a térképen és elindíthatja az útvonaltervezést.
- A címekhez való hozzáférést tetszés szerint korlátozhatja, így azok mindenki, csak egyes felhasználók vagy csak Ön számára lesznek elérhetők.
- A közösségi hálózatok integrációja révén a Facebookot, a Xinget vagy a Twittert is felhasználhatja pl. a hiányzó elérhetőségi adatok kiegészítésére. A közösségi hálózatok adatai a személyes bejelentkezést követően valós időben hozzáférhetők lesznek.
Az ügyfélkarton
- Az ügyfélkarton az ügyfélhez kapcsolódó valamennyi információt tartalmazza.
- Az ügyfélkarton áttekinthető módon jeleníti meg az adott címhez tartozó össze bejegyzést: e-maileket, eseményeket, feladatokat, dokumentumokat, rendeléseket, árunyugtákat, valamint a teljes levelezést.
- A strukturált, időrendbe rendezett és a teljes vállalatban elérhető ügyféladatok révén időt takaríthat meg.
- Az ügyfélkarton ablakban további bejegyzéseket hozhat létre vagy szerkesztheti a meglevőket.
- Munkatársai már a telefon csörgésekor áttekinthetik a hívó félhez kapcsolódó összes információt.
Telefonálás
- A vállalati telefonközpont integrációja révén egy egérkattintással felhívhatja a kívánt ügyfelet.
- Beérkező hívások esetén megjelenik egy hívásértesítés vagy a kapcsolódó ügyfélcím.
- Külső címszolgáltatás igénybe vételével azokat a telefonszámokat is automatikusan leellenőriztetheti, amelyek a CAS genesisWorld számára ismeretlenek. A külső címszolgáltató által megadott címeket lementheti a CAS genesisWorld szoftverbe és hívásértesítést rendelhet hozzájuk.
- A szoftver automatikusan rögzíti a beszélgetés időtartamát.
- A hívás- és visszahíváslisták révén egyetlen betelefonáló elérhetősége sem veszik el többet.
Események
- Az események napi, heti vagy havi bontásban jelenítheti meg.
- A csapat- és erőforrásnaptárakban ellenőrizheti, hogy a munkatársak mikor nem érnek rá vagy hogy mely termek foglaltak.
- Létrehozhat ismétlődő, egész napra vonatkozó vagy csoporteseményeket is.
- Egy varázsló segítségével egyszerre több munkatársnál kereshet szabad időpontokat vagy erőforrásokat (tárgyalót, járművet, projektort stb.)
- Az időpontokat az esemény üres időablakba való áthúzásával változtathatja meg.
- Az átfedésellenőrzés megmutatja, ha több esemény van ugyanabban az időpontban.
- Az eseményekhez riasztást is beállíthat, az új eseményekről értesítést kap. Több résztvevő esetén a riasztást mindegyik résztvevő saját maga is beállíthatja és módosíthatja.
- CRM szoftverünkbe az Outlook Exchange naptárban megadott események is becsatornázhatók.
- Az egyszerű adatcsere érdekében szoftverünk támogatja az iCAL formátumot.
Feladatok és követő tevékenységek
- A CRM szoftver követelmények, reklamációk és szolgáltatáskérelmek stb. nyilvántartására is használható.
- A feladatokat követő tevékenységként is létrehozhatja, azokhoz riasztást rendelhet, és a naptárnézetbe is integrálhatja őket.
- A feladatokat más munkatársakhoz rendelheti és nyomon követheti.
- A riasztási funkció figyelmezteti az érintett munkatársakat esedékességkor.
- A feladat feldolgozottsági foka százalékban jelenik meg, ezen kívül a ráfordított idő is nyomon követhető.
- A feladatokat és követő eseményeket fontossági sorrendbe rendezheti (A-B-C).
A teamWorks modul: intranet és vállalati portál
- A teamWorks modul segítségével hatékonyan koordinálhatja a információmenedzsmenthez kapcsolódó feladatokat a vállalaton belül: információtárolás és -elosztás, hozzáférési jogosultságok részlegek és munkatársak számára.
- A munkatársak lista valamennyi elérhetőséget, hatáskört, születésnapot és képességet tartalmaz. Nem tudja, hogy néz ki az új munkatárs, hol ül és mi a melléke? A teamWorks néhány egérkattintásra elárulja.
- A személyre szabott kezdőoldalon pl. vállalati híreket, eseményeket és folyamatban levő feladatokat jeleníthet meg áttekinthető formában.
- A munkatársak a „fekete táblán” és a fórumokban beszélhetik meg céges ügyeiket.
- Standardizált vállalati folyamatok, pl. szabadságkezelés.
- A teamWorks tökéletesen együttműködik CRM szoftverünkkel. A két megoldás használata során keletkező információk egy közös adatbázisba kerülnek, így azokat mind a teamWorks, mind a CAS genesisWorld felhasználhatja.