Hintergrundinformation Customer Relationship

Reibungsloses Zusammenspiel zwischen Warenwirtschaft und Kundenmanagement

Systeme für Warenwirtschaft und Enterprise Ressource Planning (ERP) bilden das Rückgrat aller geschäftlichen Prozesse. Die Integration des zentralen Kunden- und Informationsmanagements in diese Programme gehört angesichts des wachsenden Wettbewerbsdrucks zu den dringlichsten Aufgaben – gerade in mittelständischen Unternehmen. Mit dem standardisierten Integrations-Modul CAS genesisWorld ERP connect stehen dem Anwender alle relevanten Kunden- und Warenwirtschaftsdaten in einem System zur Verfügung. 

Insbesondere die Verknüpfung von Warenwirtschaft und unternehmensweitem Kunden- und Informationsmanagement wirft in mittelständischen Unternehmen regelmäßig das Problem der Unvereinbarkeit verschiedener Programme und Systeme auf. Identische Datensätze werden häufig parallel in zwei oder mehreren Systemen gepflegt, was zu einem hohen Arbeitsaufwand mit großem Fehlerrisiko führt. Zudem stellt sich immer wieder die Frage nach der Aktualität von Datensätzen. 

Gerade in den Bereichen Marketing, Vertrieb, Service und Support werden regelmäßig eine Vielzahl von Kundeninformationen ohne langes Suchen benötigt. Die Mitarbeiter dieser Abteilungen müssen auf Anhieb sehen können, welche Produkte ein Kunde gekauft hat und welche Umsätze getätigt wurden. Darüber hinaus benötigen sie einen Überblick über alle erfolgten Kontakte und den Schriftverkehr. Diese Daten sind zwar meist vorhanden, stehen aber oft nicht unter einer Benutzeroberfläche und mit wenigen Mausklicks zur Verfügung. 

ERP und CRM wachsen zusammen 

Eine standardisierte, medienbruchlose Verknüpfung von Warenwirtschaft und Kundenmanagement bietet die CAS Software AG mit ihrer CRM-Groupware CAS genesisWorld und dem Integrationsmodul CAS genesisWorld ERP connect. Damit kann der Anwender in der Kundenakte von CAS genesisWorld neben Schriftverkehr, Gesprächsnotizen oder Terminen auch Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen sowie offene Posten einsehen. Ohne Applikationswechsel lassen sich an jedem gewünschten Arbeitsplatz alle Schritte von der Angebotserstellung über die Auftragsbearbeitung bis zur Rechnungsstellung nachvollziehen. Selbst die Mitarbeiter im Außendienst, die in der Regel keinen Zugriff auf die kaufmännische Software haben, erhalten so Einblick in die Umsätze ihrer Kunden. Vorteilhaft ist auch, dass Daten, die in beiden Systemen vorliegen (zum Beispiel Adressen), nicht mehr doppelt gepflegt werden müssen. Denn der Abgleich zwischen CAS genesisWorld und dem Warenwirtschaftssystem erfolgt automatisch.

CAS genesisWorld bietet mit dem Integrationsmodul CAS genesisWorld ERP connect Zugriff auf ERP-Programme wie sage Office Line, Mesonic, Lexware, SAP/R3, infra und GIT FAKT 32. Darüber hinaus können weitere ERP-Systeme (zum Beispiel selbstentwickelte oder branchenspezifische Lösungen) mit dem Integrationsmodul an CAS genesisWorld in kurzer Zeit und zu einem günstigen Preis-Leistungs-Verhältnis angebunden werden.

Schneller Zugriff auf ERP-Daten im Vertrieb ...

Mit der neuen ERP-Integration können Vertriebsmitarbeiter sich nicht nur besser auf Kundentermine vorbereiten, sondern haben bei der Kontaktaufnahme sofort alle Daten im Überblick. Anfragen zu Produkten, Angeboten oder Rechnungen lassen sich direkt beantworten – umständliches Nachfragen in der Buchhaltung entfällt genauso wie der zeitraubende Programmwechsel. Außerdem kann anhand der Kundenhistorie die Bedeutung und das Potenzial eines Kunden oder Interessenten mit einem Mausklick eingeschätzt werden. 

... und im Kundenservice

Auch die Mitarbeiter im Kundenservice und im Support werden durch das Integrationsmodul unterstützt. Bei jedem eingehenden Anruf öffnet sich sofort die Adressmaske, so dass der zuständige Mitarbeiter in seiner gewohnten Arbeitsumgebung den vollständigen Überblick über die Produkte hat, die der Kunde einsetzt. Zudem können mit dem neuen Modul alle Produkte mit Preisverzeichnissen, Bildmaterial, Informationstexten und Vertriebsargumenten in einem zentralen Produktkatalog übersichtlich dargestellt werden. Auf diese Weise erhöht sich die Kompetenz der telefonischen Beratungsgespräche und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter erfolgt schneller. 

Die zentrale Pflege des Produktkatalogs macht zusätzliche Plattformen für den Vertrieb überflüssig, denn dieses Verzeichnis kann auch in die Internet- und Intranet-Seiten eines Unternehmens eingebunden werden. Insgesamt vereinfacht sich mit CAS genesisWorld und dem ERP-Modul der organisatorische und zeitliche Aufwand gerade in den Bereichen, in denen Kundenbetreuung und Servicequalität an erster Stelle steht. 

Hohe Datensicherheit für sensible Daten

Das umfangreiche Rechtesystem von CAS genesisWorld bietet eine hohe Datensicherheit. Da die Informationen aus der Warenwirtschaft nicht in gleicher Weise allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen sollen, lassen sich die Zugriffsmöglichkeiten auf das Warenwirtschaftssystem individuell einstellen. Auf diese Weise bleiben geschäftskritische Daten wie Umsatzzahlen ausschließlich den zugriffsberechtigten Mitarbeitern vorbehalten. 

Die Technologie 

Aufgrund einer flexiblen Client-Server-Architektur eröffnet CAS genesisWorld die Möglichkeit, unternehmensweite Informations- und Wissensbestände intelligent zu vernetzen. Die CRM-Groupware unterstützt zahlreiche Schnittstellen und Dienste. Auf dieser Basis lassen sich verschiedene Anwendungen, Branchenlösungen und Individualsoftware in CAS genesisWorld integrieren.

Das Modul CAS genesisWorld ERP connect basiert auf einem Framework, mit dem Warenwirtschaftssysteme einheitlich an CAS genesisWorld angebunden werden können. Dieses Framework ist vollständig in die n﷓tier-Architektur von CAS genesisWorld integriert. Die server- und clientseitigen Komponenten wurden durchgehend als COM-Objekte entwickelt. Das Framework übernimmt beim Abgleich die zeitliche Steuerung, die Protokollierung (Fehlerbehandlung) und den Transport von Synchronisationsaufträgen. Der Abgleich vom jeweiligen ERP-System zu CAS genesisWorld umfasst Produkte, Produktgruppen, Belege, Projekte und Adressen. Neben den Standardfeldern können zu jedem Datentyp weitere Informationen im XML-Format abgeglichen werden. 

Die Einstellung und Überwachung von Synchronisationsaufträgen erfolgt im Windows-Client von CAS genesisWorld. In einem eigenen Navigator-Profil findet der Administrator hier alle Funktionen, um die ERP-Anbindung festzulegen und den Datenabgleich zu verwalten. 

Standardisiertes Modul verkürzt Einführungszeit

Mit CAS genesisWorld ERP connect haben die CAS Software AG und ihre Vertriebspartner ein Modul für die standardisierte Anbindung von Warenwirtschaftssystemen entwickelt. Auf dieser Grundlage ist die Verknüpfung von ERP und CRM nicht mehr ein individuelles, schwer kalkulierbares Projekt, sondern erfolgt im Rahmen einer Standardlösung mit überschaubaren Kosten, kurzer Einführungszeit und hoher Investitionssicherheit.

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